マイナンバーの管理について、規程を整備していますか？？

こんにちは！
埼玉県新座市の助成金に強い「福田社会保険労務士事務所」代表の福田です！
新座市、朝霞市、志木市、和光市の中小企業様の顧問先企業様を中心に、労務相談や給与計算、経営相談まで幅広くサポートさせていただいております。

本日のテーマは、労務手続きに必要となっている「マイナンバー」に関するお話です。

2016年から運用が始まったマイナンバーですが、最近では「マイナポイント」のCMなどでもお馴染みとなっており、運用当初より随分身近な存在になってきているかと思います。

そんなマイナンバーですが、従業員の労務手続きをするうえで必要なものになっているため、各企業では重要な個人情報であることから、厳重に管理されていることと思います。

もちろん、当事務所においても、お客様から日々ご依頼を受けておりますので、絶対に情報漏洩することのないよう、厳重な保管体制を取らせていただいております。

さて、このマイナンバーに関する管理についてですが、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」により、社員数が100名超の企業については、特定個人情報等の具体的な取扱いを定めた取扱規程を作成することが義務付けられています。

ガイドラインの詳細は、個人情報保護委員会のこちらのページをご覧ください。

個人情報保護委員会：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン

では、100名以下の会社は規程を作成しなくても良いかというと、そんなことはないと考えます。

たとえ従業員が1名であったとしても、マイナンバーは重要な個人情報であり、万が一漏えいしてしまった場合のリスクを考えると、きちんと規程を整えて取扱を決めておいたほうが良いのです。

では、具体的にどんな規程を作れば良いのでしょうか？

マイナンバーの取り扱いには、入社時の提出から会社における取り扱い方法、そして利用の目的について規定する必要がありますので、以下の規程例のように3種類の規程を作成します。

---

マイナンバーの通知

1. 社員は入社時に、会社に通知カードまたは個人番号カードの提示によってマイナンバーを通知しなければならない。

2. 会社は社員に対して、身分確認のために写真付きの身分証明書の提示を求めることがある。

3. 社員が扶養対象家族を有し、扶養対象家族のマイナンバーを会社に通知するにあたっては、虚偽のないように確実に確認をしなければならない。

4. 社員が扶養対象家族の分も含めて会社にマイナンバーを通知するにあたっては、通知カードまたは個人番号カードの写しを提出することを原則とする。

マイナンバーの利用

会社は、社員および扶養対象家族のマイナンバーについて、以下の手続きに利用することができる。

① 健康保険・厚生年金保険関係届出事務
② 雇用保険関係届出事務
③ 労働者災害補償保険法関係届出事務
④ 国民年金第三号被保険者関係届出事務
⑤ 給与所得・退職所得に係る源泉徴収票作成事務

マイナンバーの第三者への提供

1. 会社は、社員および扶養対象家族のマイナンバーについて、その事務手続きなどを代行する税理士または社会保険労務士などに提供することがある。

2. 会社は、第三者へのマイナンバー提供にあたって、委託先との間で特定個人情報の取り扱いに関する覚書を締結する。

---

また、就業規則に規定された後には、従業員の皆さまに研修などを行うとより効果的です。

その際には、以下の点について正しく理解してもらえるようにすると良いかと思います。

---

・情報漏洩のリスクとはどんなものなのか

・情報漏洩させないために、どのような管理をするのか

・マイナンバーは必要な目的以外には絶対に利用してはいけないものであること

---

特定個人情報保護委員会が、以下のような資料を発信していますので、こちらもご参考になさってみてください。

特定個人情報保護委員会：中小規模事業者向けはじめてのマイナンバーガイドライン

是非、企業全体で意識を高めて、情報漏洩がない体制を整えられてください！