万が一の時に役立つ「休職規定」を整備していますか？？

こんにちは！
埼玉県新座市の助成金に強い「福田社会保険労務士事務所」代表の福田です！
新座市、朝霞市、志木市、和光市の中小企業様の顧問先企業様を中心に、労務相談や給与計算、経営相談まで幅広くサポートさせていただいております。

本日のテーマは、私傷病や精神疾患など、ある日突然起こるかもしれない従業員の休職に関するお話です。

ある日突然、従業員が出社できなくなったら、どのような対策がされていますか？

病気や怪我は突然起こるものですので、保険と同様に会社としてもそういったリスクには備えておかなければなりません。

例えば、このようなケースは、どこの会社にも起こりえることだと思います。

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ケース①

A社は、従業員数30名の成長企業です。

そこに勤務する、経験が長く優秀な従業員Bさんが、プライベートで怪我をして長期間出社できなくなってしまいました。

会社としては、会社の体力が可能な限りBさんを雇用し続けたいと考えています。

ですが、Aさんは周りに迷惑をかけてしまうので退職しようと考えています。

ケース②

C社は、従業員数5名の創業間もない企業です。

そこに勤務する、入社間もない従業員Dさんが、病気で長期間出社できなくなってしまいました。

会社としては、代替要員の補充や社会保険料の負担等を考慮すると、会社の体力に不安があるため、Dさんを雇用し続けるのは難しいと考えています。

一方、Dさんはまだ入社したばかりだし、この先も長く働いていきたいと考えています。

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では、ケース②の場合に着目していきたいと思います。

会社としては、Dさんに退職してもらって、人件費を確保したうえで人員補充をしたいと考えていますが、簡単に解雇することなどできません。

また、Dさんの意思としても働き続けたいということですので、退職に同意してもらうことも難しいかと思われます。

こういった場合に重要となってくるのが「休職規定」です。

「休職規定」には会社の体力を考慮して、休職期間を設けます。

そして、休職期間が満了しても復職できない場合には、その満了をもって退職とするという規程を入れておくことで、会社にとっても適切なタイミングで雇用関係を終了することができるのです。

では、実際にどのような規定となるのか、こちらの規定例をご覧ください。

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休職

　労働者が次のいずれかに該当する場合、休職を命じることがある。

　① 業務外の傷病による欠勤が〇ヶ月を超え、なお療養の継続が必要であると会社が認めたとき。ただし、場合によっては〇ヶ月を超える前に休職を命じることができる。

　② 業務外の傷病により欠勤する程度ではないが、労務提供に支障があり、その回復に一定期間を必要とすると会社が認めたとき。

　③ その他、特別な事情により会社が休職を認めたとき。

2. 休職をさせる際に、会社指定の医療機関での診断を命じることがある。

3. 業務の遂行状況によっては、休職を命じることなく、一時的もしくは継続的に労働条件の変更を行うことがある。

4. 休職期間中は、特別な事情がない限り勤続年数に含めない。ただし、年次有給休暇の付与日数については、休職期間も継続年数に含めて計算する。

5. 休職期間の賃金については、賃金規程に定めるところにより、原則として無給とする。

6. 休職者は、１か月に一度、又は会社の要求がある都度その状況を報告しなければならない。

7. 休職者が第１項により休職し、休職期間が満了しても、なお傷病が治癒せず、就業が困難な場合には、休職期間の満了をもって退職することとする。

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上記の規定と併せて、休職させる際には医師の診断書を提出してもらい、その治療期間に基づいた「休職命令書」も必ず作成して、本人に交付するようにしましょう。

そこに、休職日数や休職理由が明記されていることが、後に復職させる際に重要になってきます。

また、ケース①のような、雇用を続けていきたい場合にも、「休職規定」は有効です。

「休職規定」が整備されていることで、雇用し続けたい従業員を保護することにも繋がります。

なお、休職期間中について、会社からの給与の支払いがなくても、会社・従業員ともに社会保険料の支払いは必要となりますので、注意が必要です！