従業員の退職時に必要になる手続きとは？？

こんにちは！
埼玉県新座市の助成金に強い「福田社会保険労務士事務所」代表の福田です！
新座市、朝霞市、志木市、和光市の中小企業様の顧問先企業様を中心に、労務相談や給与計算、経営相談まで幅広くサポートさせていただいております。

本日のテーマは、先日お伝えした入社時の手続きに続き、従業員が退職される際に用意しなければならない書類についてご説明します。

入社とは反対に、残念ですが避けては通れないのが退職です。

こちらについても、会社によって違いはありますが、多くの会社で必要となる手続きについて説明していきたいと思います。

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■ 退職届
⇒ 退職の意思を書面として残しておくことは、トラブルを防ぐためにも重要になります。
きちんと書面に残しておかないと、円満に退職したと思っていた元従業員から「不当解雇だ」と訴えられてしまうケースもありますので、必ず作成されることをお勧めします。
また、雇用保険の手続きの際に離職理由を記入しなければなりませんので、退職届の中に記入してもらう項目を設けておくのが良いでしょう。

■ 雇用保険
⇒ 従業員の退職後の転職状況を確認しておき、雇用保険の資格喪失手続きをハローワークで行います。
既に転職先が決まっていない場合等には、離職票を発行する必要があります。
離職票がないと、失業手当の手続きが進められないため、退職する従業員のためにも速やかに手続きを進めることが重要です。

■ 健康保険・厚生年金保険
⇒ 「健康保険被保険者証」を返却してもらいます。
退職後には、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」と「健康保険被保険者証」を年金事務所に提出します。

■ 住民税
⇒ こちらも従業員の退職後の転職状況を確認しておく必要があります。
特別徴収継続の場合は、退職する従業員を通じて転職先の会社へ「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を提出してもらいます。
普通徴収切替の場合は、退職時の居住地の市町村へ「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を提出します。

■ 源泉徴収票
⇒ 退職者の当年1月1日から最終支払給与までの額について、源泉徴収票を発行します。

■ 貸与品の返却
⇒ 社員証や名刺、制服など会社からの貸与品がある場合は返却してもらいます。
種類が多い場合には、リスト化しておくと漏れを防いでスムーズな返却に繋がります。

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では、退職についての一連の流れを見ていきましょう！

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① 退職届を提出してもらう。

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② 退職後の転職状況について確認する。

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③ 貸与品と健康保険被保険者証を返却してもらう。

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④ 雇用保険の資格喪失手続きを行う。

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⑤ 社会保険の資格喪失手続きを行う。

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⑥ 退職者に離職票と源泉徴収票を交付する。

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上記以外にも、例えば退職金制度がある企業であれば、退職金に関する手続きも必要となりますので、企業によってこちらの流れに追加されることになります。

以前の記事でもお話したことがありますが、退職時には感情的になりやすいためトラブルに繋がることが多くなりがちです。

退職者と面談する機会をきちんと設け、退職届により退職の意思と理由を明確にし、それをもってスムーズに手続きを行うことが重要です。

もちろん、退職者が出ないことが一番良いのですが。。。