【就業規則】情報漏洩を防ぐための対策は出来ていますか？？

こんにちは！
埼玉県新座市の助成金に強い「福田社会保険労務士事務所」代表の福田です！
新座市、朝霞市、志木市、和光市の中小企業様の顧問先企業様を中心に、労務相談や給与計算、経営相談まで幅広くサポートさせていただいております。

本日のテーマは、企業の情報漏洩を守るために取るべき対策に関するお話です。

K社長のようなIT企業はもちろんのこと、小売業やサービス業などは顧客情報もありますし、飲食店であればお店独自のレシピなど、ビジネスにおいて情報というのは、とても重要な根幹を成していることが多く存在します。

そして、それらを扱うのは、そこに働く従業員達になります。

従業員が情報の重要性を理解し、モラルを持って行動してもらえれば何も問題はありませんが、昨今の様々なニュースを見聞きしていると、安心しきることはできません。

そこで、重要な企業秘密が漏洩しないよう、いくつかの対策を講じる必要があります！

個人的には、これからご案内する3つの対策を行っていただくことをオススメします。

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対策① 入社時と退職時に契約書を交わす

まずは、入社時に「秘密保持契約書」を提出してもらい、社内の情報を漏洩させてはならないという意識を持ってもらいます。

また、退職時においても在職中に得た情報を漏らさないという内容の、誓約書を提出してもらうと良いでしょう。

更に可能であれば、自社と競合する事業を営んだり、競合他社への就職を禁止する内容の「就業禁止義務の誓約書」を提出してもらうと、更に安心できるかと思います。

対策② 就業規則

情報の取り扱いに関する会社のルールがしっかりと定められていることは、とても重要になります。

例えば、以下のような内容を規定することで、それを守ることが当然のこととなります。

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秘密保持

　従業員は、会社および取引先に関する情報の管理に十分注意し、業務に無関係の情報を不当に取得してはならない。

2. 従業員は、会社および取引先に関する情報について、業務時間外に利用することや、社外に持ち出してはならない。

3. 従業員は、退職する際に自らが管理していた会社および取引先に関する情報を、最終出勤日までにすべて返却しなければならない。

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対策③ 情報の取り扱いに関する研修の実施

契約書や就業規則というのは、それを閲覧等した時は気を付けようと思いますが、時間が経つにつれて忘れていってしまうものです。

常日頃から意識してもらうことが重要ですから、定期的な研修を実施し、会社として情報の取り扱いを重要と考えているということを理解してもらうようにしましょう。

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また、これらの対策と合わせて懲戒規定においても、情報を不正に取り扱った場合を盛り込んでおくことで、より抑止力に繋げられると思います。

どんな業種でも、必ず重要な企業秘密というのはあるはずですから、漏洩してしまう前に対策されておくことをオススメします！