就業規則を作成してから、周知せずに放置していませんか？？

こんにちは！
埼玉県新座市の助成金に強い「福田社会保険労務士事務所」代表の福田です！
新座市、朝霞市、志木市、和光市の中小企業様の顧問先企業様を中心に、労務相談や給与計算、経営相談まで幅広くサポートさせていただいております。

本日のテーマは、就業規則において最も重要なことの一つである「周知」に関するお話です。

ご存知の通り、常時10人以上の労働者がいる場合には就業規則を作成し、労働基準監督署へ届出をしなければなりません。

ですが、これで法律を守っていると思っていませんか？

作成した就業規則は、全従業員に周知する義務があります。

もし、この周知義務を履行しない場合には、30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

では、周知というのは、どのように行えば良いのでしょうか？

周知方法は、以下の3つの方法のいずれかにより行わなければなりません。

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① 常時各事業所の見やすい場所に掲示し、または備え付けること
⇒ 例えば休憩室など、その事業所にいる全従業員が、誰でも手に取れるような場所に備え付けておかなければなりません。
また、複数の事業所がある場合には、事業所ごとに備え付けておく必要があります。

② 書面を労働者へ交付すること
⇒ 就業規則のコピーを従業員に渡すことで、周知を行う方法になります。
この場合には、社外へ持ち出すことの可否などの取り扱いへの配慮も必要です。

③ PC等の機器にデジタルデータとして記録し、労働者がいつでもアクセスし見れるようにすること
⇒ 社内サーバーやクラウドサーバー、グループウェア等の全従業員がアクセスできる環境が整備されていれば、そこに格納して周知を行うことができます。
こちらも書面と同様に、データの持ち出しについての配慮が必要になります。

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では、この周知はどのようなタイミングで行うべきなのでしょうか？

先ほども申し上げた通り、就業規則の作成時と変更時には、労働基準監督署に届出を行わなければなりません。

この届出の際には、過半数代表者の意見を聴き、「意見書」を添付する必要があります。

そのため、作成が完了したタイミングで内容を公開し、意見書を作成するという流れが良いかと思います。

この「意見書」については、過去のこちらの記事で解説しておりますので、ご参考にされてみてください。

就業規則は、会社と従業員にとっての大切なルールブックのようなものです。

その大切なルールは、全員にきちんと把握してもらい、守るように運用されてこそ意味があるものになります。

本日お伝えした周知義務を果たしていたとしても、誰も見向きもしない就業規則は全く意味がありません。

もし、そのような状況になっているのであれば、例えば全社メールで案内を行うなど、活きた就業規則になるような施策を実施されることをオススメします！