従業員の入社時に必要になる書類とは？？

こんにちは！
埼玉県新座市の助成金に強い「福田社会保険労務士事務所」代表の福田です！
新座市、朝霞市、志木市、和光市の中小企業様の顧問先企業様を中心に、労務相談や給与計算、経営相談まで幅広くサポートさせていただいております。

本日のテーマは、従業員が入社される際に用意しなければならない書類についてご説明します。

従業員の入社時に必要となる書類は、会社によって違いがあります。

これからご説明する全ての書類が必要という訳ではありませんが、まずは多くの会社で必要となる書類を中心にご案内していきたいと思います。

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■ 雇用契約書（労働条件通知書）
⇒ 勤務場所や勤務時間、給与といった労働条件が記載されている書面となり、労働基準法によって必要な明記事項が決まっています。

■ 雇用保険被保険者証
⇒ 前職がある場合には提出してもらう必要があります。
　 新卒社員の場合は、資格取得届により発行されることになります。

■ 源泉徴収票
⇒ 退職時に前職場から受け取っているものを提出してもらい、当該年度の年末調整に使用します。
　 1月入社など年末調整が不要な場合は提出してもらう必要はありません。

■ 扶養控除等申告書
⇒ 税金や社会保険の手続き等に使用するため、会社で用紙を用意して記入・提出してもらう必要があります。
　 また、扶養家族がいない場合でも提出してもらう必要があります。

■ マイナンバーカードの写し
⇒ 社会保険の適用事業所である場合には、厚生年金の加入手続きに必要な「個人番号」を確認するために提出してもらう必要があります。

■ 健康保険被扶養者異動届
⇒ こちらも社会保険の適用事業所であり、扶養義務のある家族を持つ人のみ提出してもらう必要があります。

■ 給与振込先の届書
⇒ 給与振込みに必要な口座を確認するために提出してもらう必要があります。
　 特に決まったフォーマットはありませんので、会社独自の用紙を提出してもらいます。

■ 健康診断書
⇒ 労働衛生安全法において、会社は常時使用する労働者を雇用した場合、健康診断を実施しなければならない義務があります。
　 対象となる従業員が、直近3か月以内に受けた雇入れ時の健康診断の要件を備えた健康診断結果を提出した場合は、この雇い入れ時の健康診断を省略することが可能ですので、該当する書類がある場合には提出してもらいます。

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続いて、必須ではありませんが、労使トラブルを防ぐという意味でも提出しておいてもらうと良い書類をご案内します。

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■ 入社誓約書
⇒ 入社の意思を確認するために提出してもらいます。
　 また、別で用意してもよいですが、こちらの書類に守秘義務や秘密保持に関することを記載してもよいかと思います。

■ 身元保証書
⇒ こちらを提出してもらうことで、入社後に損害賠償が必要な事態が発生した場合などに、連帯保証してもらうためにも提出してもらっておくと安心です。

■ 卒業証明書・免許や資格があることを証明する書類
⇒ 学歴や保有免許・資格に偽りがないことを確認するためにも、提出してもらっておくことをお勧めします。
　 特に、免許が必要な職業においては、提出を義務付けた方が良いでしょう。

■ 住民票記載事項証明書
⇒ 従業員が履歴書と同一の住所に居住しているかを確認し、住民税支払いの手続きを適切に行うためにも提出してもらった方が良いでしょう。

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先ほども申し上げた通り、必要となる書類は会社ごとに異なりますので、全ての書類が必要となる訳ではありません。

しかし、例えば「入社誓約書」や「身元保証書」などの書類は、きちんと整備しておくことで、労使トラブルを防ぐことに繋がります。

一通りご確認いただき、提出してもらっていない書類がある場合は、整備することを検討されてみてはいかがでしょうか？